E-mail është një ndër format më profesionale të komunikimit që padyshim luan një rol të rëndësishëm në shkëmbimin e informacioneve në mes të personave të ndryshëm. Është gjithashtu e pamohueshme që posta elektronike, ditëve të sotme ka një rëndësi të madhe në komunikim edhe në botën e biznesit.
Mirëpo, kur shkruani një email pune zyrtar, duhet të keni kujdes sepse ka disa gjëra të cilat nuk është mirë t’i përdorni. Ka disa fjalë apo fraza problematike dhe gabime që njerëzit bëjnë kur shkruajnë email.
Këto 8 gjëra nuk duhet t’i përfshini kurrë në një email profesional:
Përshëndetjet joformale
Hyrjet joformale në një email si “Hej” apo “çkemi” janë përshëndetje të çastit dhe nuk rekomandohen të përdorën në një email profesional. Në vend të këtyre, rekomandohet të përdorni fjalë si: “Përshëndetje” apo i/e nderuar”.
Mbylljet joformale
Edhe një mbyllje në mënyrë jo zyrtare në një email pune mund të jap mesazhin e gabuar. Mundohuni ta mbyllni emailin me fjalë si: Gjitha të mirat, përzemërsisht, çdo të mirë, etj.
Humori
Humori dhe sarkazma, nuk duhet assesi të përdorën në emaile profesionale të punës. Përjashtime mund të bëhen vetëm nëse jeni duke i dërguar email ndonjë kolegu shumë të afërt.
Thashethemet
Thashethemet për pjesën tjetër të kolegëve janë gjithmonë të dëmshme. Mirëpo, ka shumë njerëz që përhapin thashetheme edhe nëpërmjet emails. Një gjë e tillë mund t’ju dëmtojë tejmase marrëdhëniet me kolegët.
Emojis
Kur dërgoni një email pune, mos përdorni emojis sepse nuk janë komunikim profesional.
Shkurtesat
Në komunikimin e përditshëm, shpesherë përdorim shkurtesa si: flm, sps apo klm. Mundohuni t’i evitoni shkurtesat e tilla sepse nuk rekomandohen aspak në emaile profesionale të punës. Përjashtimet edhe këtu mund të bëhen vetëm nëse jeni duke komunikuar me një koleg/e shumë të afërt të zyrës por jo kur komunikohet me klientë.
Mos shkruani vetëm me shkronja të mëdha
Një tjetër gjëje që duhet t’i kushtoni rëndësi kur dërgoni një email pune, është përdorimi i shkronjave. Kur e shkruani një email pune, mos i përdorni vetëm shkronjat e mëdha.
Kushtoni rëndësi drejtshkrimit
Emailet profesionale duhet të jenë sa më formale që është e mundur. Kjo do të thotë se duhet t’i kushtohet rëndësi gramatikës, pra shenjave të pikësimit dhe përdorimit të shkronjave.
